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沒有完美的工具,只有不斷追求完美的你|雲端數位工作術應用分享

為什麼每天苦幹實幹仍沒有競爭力?

明明很努力學習很多知識、感覺很充實、結果卻毫無收穫?

為什麼有時累得像狗、有時卻閒得像豬?時間管理怎麼做?

上週的運動員生涯規劃講師培訓,由保羅教育基金會執行長佘晨捷(小捷)分享在系統思考、知識管理、時間管理上,如何解決上面的三個問題。

系統思考從問對問題開始,試著在限制條件下克服主要障礙達成預先設定的目標,就是問對問題

過去我們所處的環境趨勢較容易預期,人們只要用一套產品設計、一個分析方法,就可以應對至少五到十年的營運。然而在現代,我們面對的是VUCA環境:volatility(易變性)、uncertainty(不確定性)、complexity(複雜性)、ambiguity(模糊性)。在面對不斷變化、環境越趨複雜、利害關係人期待越來越高的現代,我們必須具備系統思考的能力,以應對這個「動態變化」的競爭環境。從以前的細節複雜(如拼圖般)、轉變為現在的動態複雜(如下旗般)。此外,系統思考也是無法被機器人、AI取代的關鍵能力。

提到系統思考,有三大精髓在於:「牽一髮動全身、見山非山、時間上的後遺症」,當我們分析問題,並且提出對策,為什麼沒辦法真的解決問題?因為人往往沒有看清管理問題的全貌,因為一直在做治標不治本的工作,才會「每天苦幹實幹仍沒有競爭力」。

系統思考的步驟,從定義問題、問題發散思考、問題收斂思考、提出配套措施和解決方案,小捷先帶大家以主題「加班趕工專案」成效不佳作為示範,當目標是工作完成60%、現況是30%,當中的差距以加班作為對策,由於加班會影響人員疲勞的程度、疲勞的程度會影響做錯的機率、做錯的機率會影響檢核不過的機率、檢核不過的機率會影響重作的比例,最終重作的比例就會導致加班成效不佳、甚至形成嚴重的後遺症反效果。

在示範加班的案例後,以線上線下混成教學的方式,帶參與的同學以三組案例進行演練:
1.洪萬庭舉重成績提升計畫:以訓練菜單的頻率和強度為對策
2.吳文郁招募認同理念的偏鄉體育教練:以投入招募的程度為對策
3.沈承德的運動推廣計畫:以開發體育教育相關遊戲產品為對策

上述三個演練,刺激大家以不同利害關係人的角度,來思考對策的後遺症反效果,並在定義問題後來提出配套措施。演練結束後,小捷再次提醒大家,提出問題並不難,真正困難的還在於提出配套措施,解決根本問題的治本作法。

而將系統思考延伸到知識管理,以專案管理的「投入、工具、技術、產出」等四大ITTO流程,來輔助大家思考培養軟實力(投入)的重要,雖然硬實力(工具、技術的應用)也很重要,並且硬實力應用得當,可以把1變成100,但硬實力沒辦法把0變成1,只有軟實力可以把0變成1,這在達成個人設定的目標、執行組織業務的工作時格外重要。

知識管理四大誤區:把資訊當作知識、把收藏當作學習、把閱讀當作思考、把儲存當作掌握

當我們努力學習很多知識、感覺很充實、結果卻毫無收穫,可能來自於自己目標設定不夠明確,但在這部分僅針對軟實力的根基「知識管理」進行分享。知識管理常見的錯誤在於把「資訊當作知識、把收藏當作學習、把閱讀當作思考、把儲存當作掌握」,除了這四個錯誤之外,我們也時常忽略進行知識管理的目的,也就是「保存並管理知識、需要時派上用場、成為智慧建構軟實力」。

CODE分別為:Capture捕捉、Organize整理、Distill提煉、Express表達
PARA分別為:Projects專案、Areas領域、Resources資源、Archives封存

其中知識管理的形式不限於文字,身兼模特兒和運動教練的瀚陞分享自己善用IG的hashtag功能分類,保存自己認為好的品牌、照片,在進行一些專案時可以快速查找調閱;身為嘻哈項目推廣講師及教練的李毅薪也分享自己在歸納見聞,用影片紀錄跟 IG 收藏功能,有自己的一套整理方式。做這些「知識管理」的動作必須回歸目的,收集箱的作用是幫助我們有效達成目標,因此不要被形式綁架,用順手最重要,而且門檻越低越好。只要這些所讀、所看、所經歷的資訊,能轉化為知識和智慧,就是知識管理。

在時間管理的部分,為什麼有時累得像狗、有時卻閒得像豬?時間管理怎麼做?為了解決上述問題,坊間有許多的工具,常見的諸如重要緊急象限、番茄鐘、待辦清單等,都是為了解決不同的時間管理問題,但關鍵仍在於也幫助大家解決專注度、任務管理、行為管理等問題。

因此這個環節以講解和工作坊學習單的形式,帶學員回顧自己的工作習慣、任務型態和生活的方式,適合搭配什麼樣的時間管理工具。
以產出條件來看,你偏向哪一種工作者?

1.橋型工作者:高頻率聯繫他人、經常面對突發事件、人安排好就是產出
2.島型工作者:低頻率聯繫他人、行程較簡單且規律、需有不受打擾時段

以任務型態來看,你大部分處理的是什麼類型的工作?

1.路徑型任務:工作流程清晰能按步驟執行、執行項目容易拆分(建議繪製工作流程、自動化任務、任務最小顆粒化)
2.目的型任務:沒有明確工作步驟或方法、執行項目難以拆分(建議找出最佳路徑、檢視精力和時間、定期安靜反思)

小捷最終總結:不能完全倚賴工具,也不存在完美的方法,工具只是術,關鍵在是否了解自己和自己的目標。希望大家在學習當中,可以想到→做到→賺到!因為沒有完美的工具,只有不斷追求完美的自己。

文字整理:佘晨捷
編輯:曾荃鈺

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